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Zeugnisse und Referenzen

Zeugnisse:

Es gibt eine Reihe unterschiedlicher Zeugnisarten, die – sofern sie qualifiziert sind – auf jeden Fall zu den Bewerbungsunterlagen gehören sollten:
Schulabschlusszeugnis, Hochschulzeugnis, Lehrzeugnis, Arbeitszeugnis und Zeugnisse, die über Arbeitsverhalten und praktische Erfahrungen Aufschluß geben (z.B. Praktikumszeugnisse).

Fügen Sie Ihren Unterlagen alle relevanten Zeugnisse hinzu, die Sie aufgrund Ihres beruflichen Werdeganges haben. Relevant sind die Nachweise zumindest der letzten 10 Jahre bzw. die, die für die Berufsausübung kennzeichnend sind. Bei älteren Bewerbern können Zeugnisse entfallen, die länger als 15 Jahre zurück liegen.

Der Abschluß eines akademischen Grades sollte also in jedem Fall dabei sein, auch Zwischenzeugnisse wie Vordiplom oder, soweit vorhanden, die Beurteilung vom derzeitigen Arbeitgeber können mit eingefügt werden. Hingegen wird das Abiturzeugnis eines 40jährigen Bewerbers den Personalchef nicht interessieren.

Zeugnisse werden immer nur in Form guter Kopien beigefügt. (Ausnahme: Polizeiliches Führungszeugnis) Wenn es nicht ausdrücklich verlangt ist, müssen diese Kopien nicht beglaubigt sein. Die Originale können ja bei Einstellung vorgezeigt werden.
Als Sortierung empfiehlt sich, das letzte Zeugnis zuoberst auf beifügen, d.h. chronologische Sortierung.

Mögliche Sortierungen (von oben nach unten):
Für Bewerbung um Ausbildungsplatz: Abschlusszeugnis der Schule, Praktikumszeugnis(se)
Bei Bewerbung nach Ausbildung: Abschlusszeugnis der Ausbildung, Abschlusszeugnis der Schule, Praktikumszeugnis(se)/Fortbildungen
Für Hochschulabgänger: Hochschulzeugnis, Arbeitszeugnis(se), Abschlusszeugnis der Schule (Abiturzeugnis), Praktikumszeugnis(se)/Fortbildungen
Sollte man mehrere Zeugnisse einer Sorte haben, so werden diese chronologisch geordnet, dass aktuellste oben auf.

Arbeitszeugnisse:

siehe weiter unten à Referenzperson: früherer Arbeitgeber, Auswertung Arbeitszeugnisse

Polizeiliches Führungszeugnis:

Im Unterschied zu den anderen Zeugnissen wird das polizeiliche Führungszeugnis als Original hinzugefügt. Es darf nicht älter als 3 Monate sein.
Eigentlich darf ein Unternehmens kein Führungszeugnis verlangen, jedoch führt eine Weigerung von Seiten des Bewerbers meist zur sofortigen Absage. Lediglich beim öffentlichen Dienst wird es verlangt und muß es auch zu den Bewerbungsunterlagen hinzugefügt werden.

Amtliche Beglaubigungen

Das Verfahren einer amtlichen Beglaubigung ist im § 33 Verwaltungsverfahrensgesetz VwVfG geregelt. Danach ist jede inländische Behörde (öffentliche Stelle, die ein Dienstsiegel führt) berechtigt, amtlich zu beglaubigen. Dazu zählen alle Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden, auch Pfarrämter und natürlich öffentlich bestellte Notare in der Bundesrepublik Deutschland.

Wichtig ist, dass

  • eine Kopie vom Zeugnisoriginal (nicht von einer schon einmal beglaubigten Kopie)
  • der Beglaubigungsvermerk aussagt, was beglaubigt wird,
  • der Beglaubigende den Vermerk mit Ort, Datum und Unterschrift versieht und
  • ein Dienstsiegelabdruck (enthält in der Regel ein Emblem) vorhanden ist.
Besteht das zu beglaubigende Schriftstück aus Vor- und Rückseite, so muß entweder auf jeder Seite ein Beglaubigungsvermerk angebracht werden oder der Beglaubigungsvermerk auf der Vorderseite die Rückseite einbeziehen.

Sind mehrere Schriftstücke zu beglaubigen, können sie zu Sammelbeglaubigungen zusammengefasst werden. Die Ecken der Schriftstücke sind dabei oben links schuppenartig übereinander zu falten, zu heften und mit Dienstsiegelabdruck zu versehen; dabei müssen alle umgeknickten Blätter vom Dienstiegelabdruck erfasst werden. Zusätzlich ist audf der Vorderseite ein Beglaubigungsvermerk usw. anzubringen.

Sonstige Unterlagen:

Tätigkeitsbeschreibungen, Befähigungsnachweise, Veröffentlichungen, Urkunden und dergleichen sollten nur beigefügt werden (in Kopie), wenn sie für die anvisierte Stelle eine Rolle spielen.
Beachten Sie auch hier – weniger ist mehr. Kein Personalchef möchte sich durch einen unübersichtlichen Wust von Informationen durchackern. Wenn Sie besonders viele Zeugnisse beifügen müssen, machen sie evtl. ein Inhaltsverzeichnis.

Referenzen:

Bei einer Referenz geht es darum, dass Sie jemanden benennen, der als Fürsprecher für Sie auftritt und Sie für eine bestimmte Tätigkeit empfiehlt. Das darf natürlich kein naher Verwandter sein, der ganz begeistert von Ihnen ist, ansonsten aber nicht gerade kompetent. Geht es um Referenzen, heißt das oberste Gebot: Nur Autorität zählt. Ihr zukünftiger Chef wünscht sich - wenn überhaupt -, jemanden benannt zu bekommen, der selbst ein Profi ist und längere Zeit mit Ihnen zusammengearbeitet hat.

Es kann sich deshalb nur um Chefs oder andere Vorgesetzte handeln, in Ausnahmefällen um Personen mit öffentlicher Autorität (vom Bürgermeister bis zum Pfarrer).

Die Frage ist natürlich: Kennen Sie solche von Personalfachleuten akzeptierten Personen? Sind Sie sich deren Loyalität Ihnen gegenüber sicher, werden sie positive Auskünfte über Sie erteilen? Haben Sie Zweifel, ob Sie jemanden um diesen Gefallen bitten können? Es gibt nur ein Mittel, das herauszufinden: Sprechen Sie potenzielle Referenzgeber an, klären Sie ab, was Sie über sich geschrieben haben wollen.

Übrigens: Falls Sie niemanden finden, ist das überhaupt nicht schlimm, denn die Bewertung von Referenzen ist keineswegs eindeutig. Sie werden zum Teil als "Imponiergehabe" interpretiert und deshalb nicht als Beurteilungsquelle herangezogen. Personalchefs, die über einen Bewerber etwas herausfinden möchten, bevorzugen oft ihre eigenen Informationswege. Sie verdächtigen den Bewerber und seine Referenzpersonen der Subjektivität. Deshalb: Bieten Sie nur in besonderen Fällen, etwa in Führungsposition, von sich aus Referenzen an und achten Sie darauf, dass Ihr Fürsprecher eine anerkannte Autorität ist.

Referenzperson: früherer Arbeitgeber

Aufgrund seiner nachwirkenden Fürsorgepflicht ist der derzeitige Arbeitgeber verpflichtet, auf Wunsch des Arbeitnehmers Dritten Auskunft über das Verhalten und Leistung des Arbeitnehmers zu erteilen. Die Auskunft muß im Interesse des Arbeitnehmers liegen; außerdem muß sie richtig sein.

Die Zulässigkeit solcher Auskünfte ist gesetzlich nicht geregelt und daher umstritten; sie ist nach allgemeinen arbeitsrechtlichen Grundsätzen zu beurteilen. In einem über 30 Jahre alten Urteil hat das Bundesarbeitsgericht folgende Entscheidung getroffen:

  1. Der Arbeitgeber ist über die Pflicht zur Erteilung eines Zeugnisses hinaus gehalten, im Interesse des ausgeschiedenen Arbeitnehmers Auskünfte über diesen an solche Personen zu erteilen, mit denen der Arbeitnehmer in Verhandlungen über Abschluß des Arbeitsvertrages steht.
  2. Der potentielle zukünftige Arbeitgeber kann auch gegen den Willen des ausscheidenden/ausgeschiedenen Arbeitnehmers Auskünfte über diesen an solche Personen erteilen, die ein berechtigtes Interesse der Erlangung einer solchen Auskunft haben. (Ausnahme: Wenn bei Bewerbung um Stillschweigen gebeten wird, weil man sich noch in ungekündigter Stellung ist. Dies gilt jedoch nur für den derzeitigen Arbeitgeber und nicht für frühere!)
  3. Die Auskünfte des Arbeitgebers müssen richtig im Sinne einer wahrheitsgemäßen Zeugniserteilung sein.
  4. Eine schriftlich erteilte Auskunft ist dem Arbeitnehmer auf Verlangen bekannt zu geben.

Auswertung Arbeitszeugnisse

Generell sollte in einem Arbeitszeugnis diese 3 Punkte vorkommen:

  • Bedauerung für Weggang
  • Bedanken für Mitarbeit
  • Alles Gute für die Zukunft

Fehlt einer davon, kann der Personalentscheider stutzig werden. Das Vorhandensein dieser 3 Punkte ist nicht vor dem Arbeitsgericht einklagbar!

Jeder Arbeitnehmer hat beim Ausscheiden aus seiner Firma (unabhängig vom Ausscheidungsgrund) einen Anspruch auf ein positiv formuliertes Arbeitszeugnis. Dadurch hat sich eine Art „Geheimsprache“ für die Arbeitszeugnisse entwickelt, d.h. Formulierungen, die positiv klingen, aber den zukünftigen Arbeitgebers hellhörig werden lassen. Heutzutage wird den Formulierungen jedoch nicht mehr so viel Bedeutung zugemessen, sondern lediglich auf das Vorhandsein der oberen drei Punkte geachtet.
Dennoch hier ein paar dieser Formulierungen und ihre Bedeutung:

Ausscheidensformeln:

  • Ausscheiden „auf eigenem Wunsch“ (hieraus ist wenig zu erkennen)
  • Ausscheiden „mit Bedauern“ kommentiert (guter/sehr guter Bewerber)
  • Ausscheiden in „beiderseitigem Einverständnis“ (Vorsicht geboten)

Leistungsformeln:

  • „Hat sich bemüht“, „hatte Gelegenheit“, „hat versucht“ (deutet auf Leistungsschwächen hin)
  • Bestätigung von Pünktlichkeit oder Vertrauenswürdigkeit ist bei sehr qualifizierten Bewerbern eher bewußte Abwertung
  • Betonung besonderer Genauigkeit lässt auf Mängel in der Arbeitsschnelligkeit schließen.
Beendigungsformeln:
  • Arbeitnehmer-Kündigung ohne Begründung: Auf ihren Wunsch beendet Frau XY Ihre Tätigkeit bei uns
  • Aufhebungsvertrag: Das Arbeitsverhältnis wurde zum 31.01.2002 einvernehmlich per Aufhebungsvertrag beendet.
  • Allgemeine Arbeitgeber-Kündigung: Die Trennung von Frau XY erfolgte zum 31. Januar 2002.
  • Fristlose Arbeitgeber-Kündigung: Der Arbeitsvertrag mit Frau XY, der bei und seine Vertrauensstellung innehatte, wurde zum 08.01.2002 beendet. (Andeutung von Unregelmäßigkeiten; Andeutung von fristloser Kündigung oder gerichtlichem Vergleich – Ausnahme: Aus dem Lebenslauf ist ersichtlich, dass der Arbeitnehmer ohne zeitliche Lücke in ein anderes Arbeitsverhältnis aufgenommen wurde.)
Datum und Unterschrift:

Ein Arbeitszeugnis ist ein Dokument, d.h. Ausstellungsdatum muß eingetragen sein und unterschrieben.
Bedeutung gesteigert, wenn durch Geschäftsführer, o.ä. unterschrieben. Ideal, wenn von Fachvorgesetztem und Personlalleiter unterschrieben.

 



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